Comercialização de serviços em eventos requer cuidado

Cerca de 20 profissionais de seis estados, representando centro de convenções, agências de eventos científicos e empresariais, grupo de teatro corporativo, assessoria de eventos sociais e festivos, estiveram reunidos, na metade deste fevereiro 2008 no Paulista Wall Street Hotel em São Paulo/SP, para treinamento com o consultor Paulo Celso de Bruin. O grupo demonstrou, pela própria diversidade, a amplitude de possibilidades de prestação de serviços na área e o interesse na qualificação e na busca de alternativas para captação de negócios para promotores e organizadores.
Um dos maiores cuidados sugeridos no curso está ligado ao início do processo: a apresentação de proposta e a contratação efetiva. Bruin, com experiência superior a 25 anos na atividade e sob ângulos diferentes do processo – proprietário de agência, integrante de diretorias de entidades e consultor de empresas -, sugere que a proposta para a promoção ou organização de um evento deva formalizar as indicações sintéticas do composto de serviços a serem prestados, requisitados pelo cliente ou oferecidos pela assessoria. Um formulário, com preenchimento a partir da primeira reunião de negociações e contendo dados da edição anterior da ação (caso tenha havido) e um briefing consistente, dão partida à normatização do trabalho, incluindo depois cronogramas, check-list de tarefas e responsabilidades, sempre buscando evitar lacunas que gerem constrangimentos posteriores. “Cuide para que o portfólio promocional por vezes entregue junto não sobreponha a proposta, porque nele se prevê todos os serviços possíveis e não exatamente os serviços contratados”, aponta. O estabelecimento de combinações exclusivamente orais ou subentendidas seriam já indícios de problemas futuros.
Um dos pontos altos na área de organização de eventos, afora a multiplicidade de enfoques para atuação, está no percentual de renovação de contratos, sem depender de prospecção e garantindo a sustentabilidade da empresa. Dentro de um caminho de mútua confiança, cliente e organizador podem estabelecer calendários que são desenvolvidos o ano inteiro. Todavia, a recomendação é trabalhar com lastro mínimo de três meses, para custeio de despesas estruturais e funcionais, prevendo a inconstância do mercado e se preparando para imprevistos. “É positivo a definição de três a quatro nichos de mercado para buscar fixação de experiência e imagem, flexibilizando com o passar do tempo”, diz Bruin.

* Texto parcial e especial para o Oras Blog!, com cobertura do relações públicas Rodrigo Cogo (Conrerp RS/SC 1509), gerenciador do portal Mundo RP . Contato pelo email: rodrigo@mundorp.com.br .
O texto todo estará disponível no portal Mundo RP, depois do dia 27/02.