Enquanto na Malásia não se pode vestir nada em amarelo, porque é cor restrita da monarquia, na Venezuela é de bom tom ter adorno de roupa em vermelho. Para não fugir do mundo das cores, saber que somente as Rainhas visitam de branco o Papa da Igreja Católica, todos os demais devem trajar preto. Aliás, no Japão, branco é cor de luto. Essas são algumas determinações resultantes do primeiro curso de 2008 da agenda da relações públicas Gilda Fleury Meirelles, organizado sob a marca IBRADEP Gestão de Talentos. E já trouxe uma evidência: para além da técnica e das regras de protocolo, os profissionais responsáveis por recepção de visitas oficiais nacionais e internacionais precisam entender de cultura.
O treinamento ocorreu no Linson Suíte Hotel em São Paulo/SP na metade de janeiro e reuniu representantes de grandes empresas nacionais, como Gerdau, Petrobras e Vale, e assessorias de órgãos públicos da capital federal, comprovando que a globalização está cada vez mais instalada e motiva maior trânsito de comitivas entre países para acordos políticos e comerciais. A dinâmica da instrutora envolve extenso polígrafo, reproduzindo material em power point e uma seleção impressionante de DVD´s com clipagem de matérias jornalísticas onde os temas cerimonial, protocolo, etiqueta e visitas internacionais estão exemplificados com situações do dia-a-dia de autoridades mundiais.
Para melhor estabelecer os limites e os regramentos, ela inicia apresentando conceituações: enquanto cerimonial é uma seqüência de acontecimentos que resultam num evento, sempre cerimonioso, o protocolo é a codificação de regras que regem este cerimonial para dar a cada um dos participantes as prerrogativas, privilégios e imunidades de seus cargos e poderes. Já etiqueta social é o conjunto de regras de boas maneiras que resultam no comportamento das pessoas segundo sua história e tradições. Neste caminho, formas de cumprimento, concessão de presentes, lugares à mesa, ordenamento de falas são alguns dos detalhes normatizados.
PLANEJAMENTO - Como tudo em comunicação, a recepção de visitas inicia pelo planejamento. Gilda diz que decisões relativas a apoio logístico, levantamento de necessidades de pessoal e seu treinamento prévio, contato com aeroporto, traslados, hotéis e restaurantes ou buffets devem partir de um documento-base: o questionário pessoal e de interesses de visita da comitiva. Mesmo sendo um processo burocrático, e com preenchimento detalhado, trata-se da fonte principal que vai nortear os encaminhamentos subseqüentes para não gerar imprevistos ou solicitações sem prazo compatível. O conjunto de dados fornecido gera um kit de boas-vindas, impresso ou eletrônico, com mapas, telefones úteis e de emergência, peculiaridades de clima, fuso horário, trânsito e distâncias, traje, programação cultural e outros itens. “Caso o visitante negue-se a responder, podemos tentar diluir os pedidos de informação em emails e telefonemas posteriores, sendo que já temos em mão uma prova de nosso interesse em receber bem”, aconselha.
Os objetivos da visita, um item aparentemente conceitual e retórico, precisam ser bem detalhados (institucional, comercial, governamental, corporativa ou interna), porque refletem na estrutura de recepção. Normalmente, visitas estrangeiras demandam notificação ao Ministério das Relações Exteriores, mesmo que não sejam oficiais, para receberem apoio eventual inclusive em segurança. O idioma é ponto fundamental na planificação, seja com contratação de tradutores-intérpretes (simultâneos ou consecutivos) ou com feitura de manuais, crachás e cartões-de-visita bilíngües. Ela indica que bandeiras sejam utilizadas na lapela pelos anfitriões somente se dominam o idioma, porque este é o entendimento do protocolo internacional, e não como ato de simpatia.
PECULIARIDADES - A relações públicas fez inúmeros relatos de casos de sua trajetória, como a necessidade de espalhar ouro em pó no caminho de um príncipe árabe, atitude vista como cortesia; exigência de locação de frota de 60 carros iguais para comitiva norte-americana (protocolo de segurança); solicitação de cama gigante para sultão, em dimensões não fabricadas no Brasil e incompatíveis até mesmo com a metragem das suítes dos melhores hotéis. Na área de alimentação e bebidas, muitas dicas foram prestadas para evitar gafes, e muito jogo-de-cintura acaba sendo exigido para não ter constrangimentos com pratos ou costumes típicos, como o suco de rã liquidificada viva oferecido no Peru ou a galinha com sangue quente em Taiwan.
Quando fala em brindes, a consultora tem uma grande lista de sugestões, seja baseadas nas preferências ou nas superstições de cada povo: enquanto na Alemanha devemos evitar arranjos com cravos e crisântemos, na Irlanda o cuidado é com as rosas vermelhas. Para japoneses, nunca dê um relógio de parede; e para os chineses, evite os lenços. Aos russos, deve-se oferecer um momento de silêncio antes da despedida final, como rito de passagem. Não fazer qualquer alusão ao número quatro na Coréia, sinal de azar, e não presentear com bebidas alcoólicas, mesmo típicas, os indianos. Em síntese, o curso é imperdível para quem precisa ter contato com outros países, e deste contato estabelecer resultados de negócio.
* Texto especial para o
Oras Blog! com cobertura do relações públicas Rodrigo Cogo (Conrerp RS/SC 1509), gerenciador do
Mundo RP. Contato pelo email:
rodrigo@mundorp.com.br
E o Oras Blog!* também é cultura. Estamos hoje na blogagem coletiva pela campanha Mais teatro, Brasil!, a ideia partiu do pessoal da Cennarium, que tem o projeto inovador de teatro na web. De sua casa você pode assistir a peça que desejar, desde que ela esteja em parceria com a Cennarium.
